3.1 Функции управления
Начиная реализацию проекта, необходимо определиться с системой управления проектом. Потому что должен быть кто-то (а если проект масштабный, то таких людей должно быть несколько), кто будет распределять роли, налаживать связь между исполнителями, ставить задачи, следить за соблюдением сроков, анализировать успехи и проблемы и вовремя вносить корректировки. В общем, любому кораблю нужен капитан.
К основным функциям управления относятся:
Чтобы команда была эффективна, необходимо, чтобы у неё был чёткий план действий, а усилия её членов были подчинены общей цели. Функция планирования подразумевает постановку цели и задач, а также выбор стратегий и методов по реализации задуманного. В планирование входят: описание предполагаемых результатов проекта, разработка графика выполнения работ, создание списка и концепции мероприятий, расчёт и поиск необходимых ресурсов, партнёров и спонсоров. Управление также подразумевает непрерывное наблюдение и анализ текущей ситуации, своевременное внесение корректировок с учётом происходящих изменений для минимизации затрат и рисков, а также для повышения эффективности в достижении цели. На этапе планирования также закладываются и количественные показатели для определения степени достижения цели.
Чтобы поставленная цель была достигнута, необходимо, чтобы кто-то сформировал команду, распределил задачи между её членами, организовал все условия работы (помещения, материалы, техническое оснащение). В этом заключается организаторская функция управления. Организовывая деятельность команды проекта, организаторы должны четко расписать, кто занимается фандрайзингом и поиском спонсоров, кто взаимодействует с администрацией города или района, кто занимается подготовкой мероприятия. Распределение ролей и обязанностей внутри команды – важная организаторская часть работы.
Также необходимо координировать действия всех участников и согласовывать их работу. Для этого нужны чаты, онлайн-конференции, собрания, планёрки, общие онлайн-документы. Задача руководителя – интегрировать все элементы рабочих процессов по проекту и скоординировать людей.
Также очень важно, чтобы участники проекта были замотивированы. Здесь необходимо умело подключать материальные и нематериальные способы стимулирования (хотя для участников социальных проектов, материальные стимулы не должны играть большого значения, иначе это будет уже не социальный проект, а коммерческий найм; здесь лучше работают нематериальные стимулы: осознание приносимой пользы, одобрение, благодарность товарищей).
Важно помогать участникам развивать свои навыки и пополнять знания, чтобы более эффективно выполнять свои задачи и расти профессионально. Для этого можно организовывать тренинги и семинары, встречи для обмена опытом.
При реализации функции контроля устанавливают стандарты (список конкретных задач, критерии качества и сроки), фиксируют промежуточные результаты и сравнивают полученные результаты с ожидаемыми.
3.2 Стили управления
Рассмотрим основные стили управления.
Авторитарный
Руководитель сам единолично принимает решения по проекту и несёт за них ответственность. Этот стиль управления применим в критической ситуации, когда нужно быстро принять решение и нет времени на мозговые штурмы, долгие обсуждения и учёт мнения каждого участника.
С другой стороны, такой стиль управления больше подходит для малоинициативной и не замотивированной команды. Скорее всего, это не подходит для социальных проектов, где много энтузиастов, активистов и ответственных, творческих, самостоятельно мыслящих людей. Однако в экстренной ситуации этот стиль может быть достаточно эффективным даже с такой активной командой.
Демократический
Этот стиль управления подразумевает доброжелательность, открытость, умение обсуждать и приходить к общему решению. Решения принимаются сообща. В ходе обсуждения могут появляться хорошие идеи и возрастать мотивация участников. В таких условиях участники могут сформулировать личные цели и согласовать их с целями проекта. Правда при этом стиле управления нужно иметь достаточно времени на обсуждение и поиск решений.
Либеральный (делегирующий)
При этом стиле управления руководитель выполняет функцию консультанта и эксперта, оценивающего результат. Он как бы передаёт участникам задачи и ответственность за их выполнение, даёт им полную свободу действий.
Таким образом, есть три основных вида управления. И руководителю необходимо уметь выбирать подходящий или комбинировать их в зависимости от ситуации.
Так, авторитарный стиль будет уместен, когда в непредвиденной ситуации (например, из-за нарушения устных договоренностей другой стороной) возникла необходимость срочно найти новое помещение для проведения обучающих занятий для детей. В такой ситуации руководитель без долгих обсуждений примет быстрое решение о переезде и организует весь процесс, что позволит избежать срыва занятий и сроков проекта.
Демократический стиль будет уместен, к примеру, на этапе планирования летнего лагеря для детей. Здесь можно провести серию мозговых штурмов для участников команды, где в результате обсуждений родятся идеи новых активностей и программ. В такой ситуации каждый участник внесёт свой вклад в общее дело и сможет почувствовать свою значимость. Руководитель также, наравне со всеми участвует в обсуждении, активно координирует процесс и поддерживает открытость и прозрачность принятия решений. При этом ответственность за принятие решений и их выполнение будет разделяться среди всех членов команды.
Либеральный стиль также можно использовать для разработки и реализации креативных идей, где руководитель предоставит участникам полную свободу в принятии решений и выполнении задач. К примеру, при подготовке творческих мастер-классов для детей можно позволить участникам (педагогам и волонтерам) самим разработать содержание мастер-классов, ограничившись лишь общим контролем и оценкой результатов. В этом стиле управления руководитель сможет выступить в роли консультанта и эксперта, который оценивает результаты и предоставляет поддержку по мере необходимости, но не вмешивается в процесс работы. Ответственность за разработку и реализацию идей будет лежать на самих участниках, здесь каждый в ответе за свои задачи и результаты.
Таким образом, стили управления применяются в зависимости от активности команды и ситуации. И главное, никогда не стоит забывать, что быть руководителем – значит, меньше думать о своих нуждах, а больше – о нуждах людей и целях социального проекта. Именно от этого должен отталкиваться руководитель проекта при выборе стиля управления.
Использованная литература: