5.1 Ресурсы проекта
Для реализации цели социального проекта неизбежно потребуются ресурсы: финансовые, человеческие, информационные и многие другие. Обычно принято подразделять ресурсы на материальные (деньги, имущество, сырьё, материалы, топливо, территория,) и нематериальные (время, идеи, знания, связи, репутация, авторитет, информационные ресурсы, технологии, культура, мифология). Также отдельно выделяют человеческие ресурсы (трудовые, в том числе интеллектуальные), как совокупность всех людей, так или иначе заинтересованных в результатах осуществляемой деятельности.
Какие-то ресурсы обычно изначально есть у команды, а какие-то можно получить извне. Причём это может происходить разными способами – через покупку, аренду, заем, дар. Можно участвовать в конкурсах грантов для поддержки социальных проектов, объявлять сбор средств, привлекать специалистов в качестве волонтёров и обращаться с прямой просьбой к источнику ресурсов любым способом.
В любом случае, доступ к материальным ресурсам осуществляется через нематериальные ресурсы. Поэтому необходимо их аккумулировать: зарабатывать репутацию, создавать легенды, осваивать технологии и получать знания, налаживать связи, формировать имидж и репутацию. Хорошо простроенные человеческие связи и партнёрство могут помочь привлечь квалифицированные кадры, волонтеров, экспертов, спонсоров.
Чтобы кто-либо захотел делиться своими ресурсами и помогать проекту, нужно сделать так, чтобы проект приносил реальную пользу людям. Тогда он сможет вдохновить, замотивировать людей помогать. Необходимо понять, что может дать сотрудничество с проектом людям, которые вкладывают в него ресурсы, какова будет мотивация людей при этом:
Разные источники ресурсов могут иметь самые разные мотивы сотрудничества с проектом. И нужно это хорошо понимать. Тем не менее, помогая проекту, делясь ресурсами, человек должен испытывать удовольствие. К примеру, для сбора средств нередко организуются праздничные мероприятия типа ярмарок, фестивалей, марафонов, чтобы люди чувствовали свою причастность к большому событию и разделяли совместную радость.
5.2 Смета и бюджет проекта – планирование затрат
На этапе подачи заявки на грант обязательно составляется смета, или бюджет проекта, где прописываются предполагаемые расходы, необходимые для реализации мероприятий календарного плана. Главная цель этого документа – отражать в ходе реализации проекта расходы, чтобы не допустить перерасхода.
Грамотно составленный план распределения бюджета – важная составляющая успешной заявки на финансирование. Эту часть заявки эксперты просматривают особенно внимательно, обращая внимание на релевантность запроса составителей заявки и соразмерность запрашиваемой суммы задачам и мероприятиям проекта. Бюджет должен учитывать имеющиеся ресурсы организации. Он должен быть реалистичными настолько, насколько это возможно.
Можно составить матрицу проекта – таблицу, в которую вносятся механизмы реализации каждой задачи проекта, объём необходимых для этого ресурсов, стоимость каждого ресурса в деньгах. И далее составить смету проекта, в которой будут прописаны статьи расходов на каждый ресурс.
Для начала можно составить список всех необходимых ресурсов для реализации мероприятий и задач проекта. Затем нужно отметить те ресурсы, которые у проекта уже имеются и выделить те ресурсы, которые необходимо привлечь. Далее рассчитывается стоимость каждого ресурса, исходя из реальной стоимости услуг и товаров на рынке и у конкретных поставщиков, с которыми запланировано партнёрство. Стоит еще раз подумать о том, можно ли получить недостающие ресурсы у партнёров, не прибегая к деньгам гранта, и попытаться достигнуть с ними договоренностей на этот счёт (обычно к заявке прилагаются письма поддержки от партнёров, подтверждающие договорённости: смотри приложение №1).
Бюджета проекта обычно составляет руководитель, так как именно он берёт на себя финансовую ответственность и именно он лучше всех знает все процессы и потребности проекта. Руководитель также может привлечь бухгалтера.
Составленная смета должна быть соразмерна масштабу проекта. К ней обязательно должны прилагаться комментарии, где будет подробно прописано – как будут потрачены средства по проекту, почему необходимы те или иные расходы, откуда будут получены средства. Необходимо обосновать каждую строчку расходов. Например, затраты на связь, канцелярию, типографию.
Бюджет проекта должен быть обоснован, реалистичен, эффективен. В смете обычно отражаются абсолютно все планируемые затраты (даже те, что будут покрыты за счет средств партнеров - негрантовых денег). Это позволит экспертам оценить тщательность разработки плана реализации проекта. При этом в смете не должно быть расходов, никак не связанных с мероприятиями проекта. Цены в смете должны соответствовать среднерыночным (лучше приложить ссылку на страницу магазина с ценой или прайс на запланированные услуги у конкретных организаций). Всегда нужно указывать конкретный вид услуги или товара, не обще родовое название (не «офисная мебель», а конкретное количество конкретных видов столов и стульев со ссылкой на товар в онлайн-магазине). Также в заявке должно прослеживаться ваше желание минимизировать затраты и оптимально и эффективно расходовать выделенные государством средства. Нужно спросить себя – можно ли достичь запланированных результатов меньшими затратами? Это называется эффективность бюджета – достижение результата проекта с использованием оптимального объёма средств.
Использованная литература: